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CNPJ terá letras além de números. Saiba para quem vale a mudança e como se adaptar

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Por:Mariana Segala

A partir do próximo dia 31 de julho, o CNPJ vai mudar. O que era obrigatoriamente uma sequência de 14 números passará a incluir também algumas letras. É o CNPJ alfanumérico, no jargão técnico.

Você, empreendedor, lê essa notícia e quer saber: o CNPJ da sua empresa vai mudar? Você precisará atualizar o cadastro na Receita Federal? Terá de alterar o contrato social ou outros documentos?

Desta vez, felizmente, a adaptação vai ser mais simples do que parece à primeira vista. Quem já tem empresa não precisará trocar o CNPJ nem fazer alterações cadastrais por causa da mudança.

Você não terá de fazer nada – ou melhor, quase nada.

O novo modelo foi criado para permitir a emissão de mais combinações de números e letras para as futuras empresas, já que o sistema atual está chegando ao limite de possibilidades.

Portanto, é vida que segue para quem já tem uma PJ aberta – à exceção de alguns cuidados simples, mas importantes, que devem ser tomados e que o Descomplica PJ explica agora.

CNPJ com letras e números

Atualmente, o CNPJ possui 14 posições compostas apenas por números. Com a mudança, as 12 primeiras posições poderão combinar números e letras maiúsculas. Os dois dígitos verificadores, ao final do código, continuarão sendo apenas numéricos.

A aparência do CNPJ continuará praticamente igual: 14 caracteres, pontos, barra e hífen. A novidade é a presença das letras e o fim do tradicional “0001”. Essa sequência, que vem antes dos dígitos verificadores, sempre foi usada para identificar a matriz da empresa, mas deixará de ser obrigatória.

Então, em vez de um CNPJ do tipo 12.345.678/0001-95, talvez você comece a cruzar com outros no estilo 12.ABC.345/01DE-35. Mas as mudanças param por aí.

“O processo de abertura de empresas continua exatamente o mesmo. Só muda o número gerado pelo sistema da Receita Federal”, diz Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei.

Por que a mudança?

Como o CNPJ alfanumérico começa na mesma época em que várias novidades previstas na reforma tributária são implementadas, muita gente acha que uma é consequência da outra. E isso não é exatamente verdade. Não diretamente.

A reforma tributária não criou a mudança, mas ajudou a acelerar a necessidade dela. Um exemplo: a partir de janeiro de 2027, autônomos e produtores rurais também vão precisar emitir nota fiscal por meio de um CNPJ, o que vai levar muito mais pessoas a terem de registrar um.

E se, no ritmo atual de abertura, de cerca de 6 milhões de empresas por ano, o estoque de combinações numéricas já estava esgotando, imagine com a enxurrada de novos pedidos de cadastro que vem pela frente?

Ao permitir a combinação de letras e números, diz Julia Castellari, advogada do PGBR Advogados, a Receita Federal ganha espaço para gerar trilhões de novas combinações.

Mudança começa em julho

A implementação será progressiva a partir de 31 de julho e, nesse início, ainda poderá haver novas empresas que recebam CNPJs compostos apenas por números.

Isso ocorrerá enquanto o sistema da Receita Federal faz a transição entre os dois formatos, afirma Gustavo Faviero, sócio do Almeida Prado, Marx, Faviero e Flôr Advogados.

Por um tempo, os dois tipos de CNPJ vão conviver. E tanto os exclusivamente numéricos quanto os alfanuméricos serão aceitos para emissão de notas fiscais, transações comerciais e demais operações.

Por isso, quem já possui empresa aberta pode respirar aliviado. Os CNPJs atuais permanecem válidos e não haverá necessidade de emitir um novo número, alterar o contrato social ou substituir o certificado digital.

“O procedimento de constituição de novas empresas não exige qualquer regularização por parte de quem já possui CNPJ”, diz Tania Lehmann, sócia do Mariana Valverde Advogados.

O diabo mora nos detalhes

A maior adaptação ao novo CNPJ vai acontecer nos bastidores: os sistemas de gestão que usam o cadastro para identificar empresas de precisarão ser atualizados para aceitar letras e validar o código. É o caso de ERPs, emissores de nota fiscal, plataformas de atendimento e até bancos.

Empresas que usam sistemas antigos ou sem contrato de atualização poderão enfrentar adaptações mais complexas e até precisar substituir seus programas de gestão, diz Adriano Vitor dos Santos, tributarista do Bergamini Advogados. Caso essa adequação não aconteça, o risco é operacional.

Na prática, sistemas desatualizados podem deixar de reconhecer clientes com CNPJ alfanumérico, impedir o faturamento, provocar falhas na emissão e no recebimento de notas fiscais e até gerar inconsistências nas obrigações fiscais entregues à Receita Federal.

Por isso, vale verificar se os sistemas utilizados pelo seu negócio já estão sendo atualizados. Não deixe de questionar seus fornecedores de software, além dos seus contadores, para confirmar se emissores de notas, sistemas de caixa, plataformas de e-commerce e ERP já estão preparados.

Além, é claro, de orientar sua equipe sobre a coexistência entre os dois formatos. Afinal, não dá para deixar de faturar porque o departamento financeiro foi pego de surpresa.

Atenção aos golpes

Como acontece em toda mudança que envolve documentos oficiais, os especialistas alertam para possíveis tentativas de golpe.

Segundo Tania, a Receita Federal não exigirá regularização para quem já possui empresa nem solicitará pagamentos relacionados a isso – muito menos por WhatsApp, SMS, e-mail ou telefone.

Então, olho aberto: desconfie de qualquer mensagem que peça atualização cadastral, envio de documentos ou pagamento de taxas usando a mudança como justificativa.

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Pagou mais imposto do que devia no Simples Nacional? Veja como recuperar o dinheiro

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Por:Fernanda Colavitti

A guia do Simples Nacional estava marcada para sair no débito automático da conta da empresa. Só que, por descuido, você pagou de novo, na mão. Pagou duas vezes o mesmo imposto. Quem nunca?

Ou então você errou no Fator R – a conta que compara quanto a empresa gasta com salários e quanto ela fatura; quanto mais pesa a folha, menor pode ser sua alíquota. Errou a conta aí, pagou mais imposto do que precisava.

São situações assim que fazem uma empresa do Simples pagar mais imposto do que devia. Se você, empreendedor, nunca caiu em nenhuma dessas pegadinhas, está com sorte. Mas, se caiu, fica a boa notícia: dá para reaver esse dinheiro.

São dois os caminhos. Um é a restituição: a Receita devolve o dinheiro direto na conta da empresa. O outro é a compensação: o que você pagou a mais vira um crédito para abater impostos no futuro. Vamos ver aqui como funciona o processo todo.

Como saber se a empresa pagou imposto a mais

Fique esperto, porque a Receita não avisa. Não existe notificação de que rolou um pagamento a mais ou coisa que o valha. Quem tem de descobrir é você.

O jeito, aí, é comparar duas coisas. De um lado, a contabilidade da empresa, que mostra quanto de imposto você deveria pagar. Do outro, o extrato de pagamentos, que mostra quanto você pagou de fato. Quando os números não batem, ou quando aparece pagamento repetido no mesmo mês, fica evidente a existência de um crédito.

Para ver os pagamentos, você entra no e-CAC, o portal oficial da Receita. O acesso é com certificado digital ou com a conta GOV.br do sócio que responde pelo CNPJ no Fisco. Lá dentro, na parte de “Pagamentos e Parcelamentos”, aparecem todas as guias já pagas e as que estão em aberto.

Com isso na mão, dá para cruzar o que a empresa deveria ter pago, com base no faturamento, com o que as guias mostram que ela pagou de fato — e ver se sobrou valor para restituir ou compensar. 

Mas tem um detalhe. Se a empresa tiver alguma pendência, ou seja, se estiver devendo alguma coisa, a Receita não solta a restituição assim, na lata. Ela propõe usar esse crédito para quitar o que você deve. O aviso chega por uma mensagem na caixa postal do próprio e-CAC. Se você concordar — ou se ficar quieto por 15 dias —, o sistema faz a conta. Só se sobrar algum troco depois disso é que você pode pedir o dinheiro de volta.

Uma observação: é realmente importante monitorar a caixa de mensagens do e-CAC. O Descomplica PJ já bateu nessa tecla nesta reportagem.

Como saber se a minha empresa tem débitos em aberto

A consulta também é pelo e-CAC ou pela conta GOV.br do sócio responsável. Você vai em “Certidões e Situação Fiscal” e clica em “Consulta Pendências – Situação Fiscal”. O sistema abre uma tela nova, com cada pendência destrinchada.

Olhar pagamentos e pendências é coisa para fazer sempre, não de vez em quando. No fechamento do mês, o contador pega as diferenças. Quem não tem contador acompanhando corre o risco de deixar crédito – ou dívida – esquecido por anos.

O passo a passo para recuperar o dinheiro

Antes de entrar no “como”, você precisa saber “qual” pagamento indevido dá para reaver. 

A primeira regra é de prazo. Você só pode pedir de volta o que pagou a mais nos últimos cinco anos, contando da data do pagamento. Mas tem uma pegadinha: também não dá para pedir aquilo que você pagou a mais nos últimos quatro meses.

“Esses valores ficam bloqueados pelo sistema. Ou seja, em junho de 2026, você só pode solicitar a restituição de pagamentos indevidos que tiver feito de fevereiro de 2026 para trás”, explica Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei.

Também tem os casos em que a devolução é mais complexa. Se o pagamento a mais caiu num período em que a empresa foi tirada do Simples por conta de alguma irregularidade – estouro do teto de faturamento, por exemplo. Ou se o DAS foi pago já dentro da Dívida Ativa da União. Nessas situações, não tem jeito digital: você precisa procurar o atendimento da Receita.

Fora isso, o processo é todo online, pelo e-CAC. Você entra no perfil da empresa e vai até a área do Simples Nacional. É dali que saem tanto a compensação quanto a restituição.

Enfim. Para pedir a restituição, e receber o dinheiro na conta, escolha “Pedido Eletrônico de Restituição” na área do Simples dentro do e-CAC. Informe o mês e o ano do pagamento errado, e o sistema já aponta a diferença disponível, imposto por imposto. Daí é seguir em frente confirmando os dados. E anote o número do processo que vai aparecer.

Falta um passo prático: cadastrar a chave PIX da empresa. A Receita só deposita restituição por PIX de CNPJ. Sem conta PJ com essa chave, o dinheiro não cai.

Depois de enviar, a aprovação costuma ser automática. Mas o pedido pode ficar retido na malha, para uma análise mais atenta. Você acompanha o status pelo próprio e-CAC, em “Consultar Pedidos de Restituição”.

Você também pode usar o que pagou a mais como crédito para abater imposto futuro. Para fazer isso, selecione a opção “Compensação” e diga o mês em que o crédito surgiu. O sistema mostra o que você pagou e o que era devido em cada imposto. A diferença para mais é o seu crédito. Aí é só escolher qual dívida em aberto você vai quitar com ele.

Um ponto de atenção. Só dá para compensar imposto com o mesmo imposto: PIS com PIS, ICMS com ICMS, ISS com ISS. Se você tem crédito de um e dívida de outro, não rola compensar — e a restituição vira a única saída. 

Quando já existe dívida em aberto, a compensação é na hora. Já a restituição pode demorar até 60 dias para pingar na conta, a partir da aprovação do pedido.

Os pagamentos saem em lotes, no dia 20 de cada mês. E o valor não fica parado: é corrigido pela Selic, acumulada da data em que você pagou até o dia em que recebeu de volta – menos mal.

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De advogado a engenheiro: profissionais liberais podem ter desconto em impostos. Veja como funciona

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Por:Mariana Segala

À primeira vista, a reforma tributária traz uma novidade que parece uma grande vantagem para profissionais liberais que prestam serviços por meio de sua própria empresa: uma redução de 30% nas alíquotas do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, que substitui o ISS e o ICMS) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, que entra no lugar do PIS e da Cofins), dois dos novos impostos que começam a valer a partir de 2027.

Dezoito categorias de profissionais que exercem atividades de natureza científica, literária ou artística e são fiscalizados por um conselho profissional vão ter direito a esse benefício.

É o caso de administradores, advogados, contadores, engenheiros e biólogos, entre outros. Confira a lista completa no artigo 127 da lei que criou o IBS e a CBS.

São profissões em que o que se contrata é o conhecimento do profissional, não um produto ou serviço comercial, explica Fernanda Silveira, sócia da consultoria Simões Pires.

Mas, antes de comemorar, vale fazer as contas. Para uma parte desses profissionais, o desconto pode não significar redução nenhuma em relação aos impostos pagos atualmente. E, em alguns casos, a tributação tende a aumentar quando o IBS e a CBS entrarem em vigor.

Desconto para quem?

Para que a empresa tenha direito à alíquota reduzida dos dois impostos, seu quadro de sócios deve ser formado exclusivamente por pessoas habilitadas no conselho de classe das 18 profissões beneficiadas. Não pode haver PJs como sócias e a própria empresa também não pode participar de outras sociedades.

Além disso, o objeto social da empresa – ou seja, suas atividades econômicas – devem se restringir à profissão dos sócios, o que inviabiliza o desconto para holdings, por exemplo. Se um único critério for descumprido, a empresa perde o benefício inteiro.

Ainda há restrições para empresas com mais de uma atividade. Imagine um escritório de engenharia que também vende materiais de construção.

Se os materiais são usados na execução do próprio serviço, embutidos no preço cobrado do cliente, a redução pode ser aplicada sobre o valor total.

Mas, no caso da mera revenda de itens, não. “A Receita Federal poderá questionar situações como essa, quando o serviço intelectual vem misturado com outras atividades”, diz Fernanda.

A fiscalização será feita por cruzamento eletrônico de dados. “Se a empresa aplicou o desconto sem cumprir os requisitos, pode ser cobrada pela diferença de imposto de até cinco anos antes, com multa e juros”, diz Leonardo Mazzillo, sócio da área tributária do WFaria Advogados.

Fazendo as contas

Embora seja bem-vinda, a redução de 30% do IBS e da CBS não significa que os profissionais liberais vão pagar menos imposto do que hoje – e, sim, que podem desembolsar menos do que gastariam no novo sistema sem o desconto. Para a maioria deles, os especialistas estimam que a conta vai aumentar de qualquer jeito.

As alíquotas dos dois novos impostos ainda precisam ser definidas pelo Congresso Nacional, mas os cálculos que circulam atualmente em discussões de legisladores indicam que a soma das duas para os profissionais beneficiados deve ficar entre 26,5% e 27%. Com a redução de 30%, o custo cairia para a faixa entre 18,5% e 19%.

Parece um alívio, né? Mas compare com o custo tributário atual desses profissionais.

Para aqueles que têm empresas enquadradas no regime de lucro presumido, as alíquotas atuais de ISS (Imposto sobre Serviços) vão de 2% a 5%, mais PIS e Cofins de 3,65%. Entre os três impostos, que serão substituídos pelo IBS e a CBS, o total fica entre 5,65% e 8,65% sobre o faturamento. “Nesse caso, mesmo com o desconto de 30%, a tributação sobre consumo pode até dobrar”, afirma Fernanda.

Para as empresas enquadradas no Simples Nacional, as alíquotas da guia unificada de impostos, a DAS, variam de 4,5% a 33%, dependendo do tipo de atividade e do tamanho da receita anual – e continuarão exatamente do mesmo jeito para quem optar por se manter integralmente nesse regime.

O desconto de 30% sobre o IBS e a CBS só fará sentido para as empresas de profissionais liberais que decidirem migrar para o chamado regime híbrido, que permite recolher os dois impostos separadamente para gerar “créditos” para seus clientes que também sejam empresas. O Descomplica PJ explicou em detalhes como o regime híbrido funciona nesta reportagem.

Um exemplo: imagine que uma grande companhia contrata a empresa de um advogado ou engenheiro. Se o profissional estiver no regime híbrido, sua nota fiscal destacará o IBS e a CBS que incidem sobre o valor do serviço e isso vai vira crédito para quem contratou.

Se o profissional cobrar R$ 10.000 pelo serviço e destacar R$ 1.850 de IBS e CBS (considerando a alíquota de 18,5%, já com desconto de 30%) na nota, o cliente vai pagar um total de R$ 11.850 – mas vai receber de volta R$ 1.850 na forma de créditos para usar depois. Na prática, o custo efetivo do serviço para ele continuará sendo de R$ 10.000.

Na ponta do lápis, mesmo com o desconto de 30% nos novos impostos, o regime híbrido ainda pode sair mais caro do que atualmente para os profissionais liberais, já que só IBS e CBS somariam alíquota de 18,5% a 19% e os demais tributos continuariam sendo recolhidos na guia unificada.

Por outro lado, permitiria a um cliente PJ transformar o valor cheio dos dois impostos em créditos, usados para abater do seu próprio pagamento de tributos. E tributaristas têm dito que isso pode virar um diferencial competitivo.

Para quem vale a pena

Ficar fora do regime híbrido tornaria o serviço menos atrativo para clientes PJ, que vão comparar o custo líquido de contratar um profissional do Simples com outro do lucro presumido, em que também há geração de crédito.

No fim do dia, quem tem mais chance de sair ganhando é o profissional liberal que atende principalmente outras empresas, tem faturamento alto e custos operacionais que geram crédito, como gastos com tecnologia, licenças de software ou infraestrutura.

“Para quem atende principalmente pessoas físicas, que não pode aproveitar a geração de crédito, o melhor é manter tudo dentro do Simples e não migrar para o regime híbrido”, afirma Mazzillo.

Desconto para profissionais liberais

O acesso à redução de 30% no IBS e na CBS também estará disponível para profissionais liberais que atuam como pessoa física – e de um jeito mais simples. Basta que o serviço esteja vinculado à habilitação no conselho de classe e que o cadastro esteja em dia.

O problema é que a redução de 30% resolve só a parte dos impostos para esses profissionais. O Imposto de Renda continua incidindo com alíquota de até 27,5% sobre o rendimento, mais 20% de contribuição previdenciária.

Somando a isso os 18,5% a 19% de IBS e CBS, a carga total pode passar de 40% sobre o faturamento bruto. Com isso, prestar serviço como pessoa física tem pouca vantagem para quem tem faturamento médio ou alto.

Isso fora o fato de que o profissional autônomo não vai gerar créditos de IBS e CBS para clientes PJ, que não vão conseguir recuperar nenhum valor sobre os impostos pagos. Dependendo da relevância dos clientes PJ na carteira, pode valer a pena avaliar a abertura de um CNPJ.

Como se preparar para as mudanças

Como a conta dos impostos para profissionais liberais pode aumentar, é importante organizar a casa para sentir menos o impacto. “E, quanto antes, melhor”, afirma Fernanda.

Comece olhando para quem são seus clientes. Se você atende principalmente empresas, revise seus contratos para deixar claro como o imposto vai ser repassado no preço. Se atende pessoas físicas, vale simular com o contador qual regime vai pesar menos no seu bolso.

Depois, resgate o contrato social da sua empresa. Todos os sócios são pessoas físicas com registro no conselho de classe? A empresa tem alguma ligação com uma holding ou participa como sócia de outra PJ? Se sim, pode ser necessário fazer ajustes ainda em 2026 para não perder o direito ao desconto.

Outra medida importante é levantar os gastos da empresa que vão gerar crédito de IBS e CBS a partir de 2027 – aluguel, energia, softwares, equipamentos. Confirme que os fornecedores estão emitindo nota fiscal certinho, porque, sem documento fiscal, não tem crédito.

Por fim, leve tudo isso para o contador e peça uma simulação comparando os regimes. Um detalhe que não pode passar: a opção pelo Simples, com recolhimento de IBS e CBS por dentro ou por fora do regime, precisa ser feita ainda neste ano, no mês de setembro.

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Nota fiscal de empresas do Simples Nacional muda em setembro; veja o que muda e como preencher

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Por:Mariana Segala

A partir de 1° de setembro, uma das atividades mais importantes da vida de empreendedores do setor de serviços passará por mudanças: a emissão de nota fiscal.

Dessa data em diante, você que tem uma micro ou uma pequena empresa enquadrada no Simples Nacional terá que emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) por meio do Emissor Nacional, uma plataforma unificada do governo que padroniza o documento.

Atualmente, a emissão de nota varia de cidade para cidade: algumas têm sistemas próprios, com características específicas, enquanto outras sempre adotaram a plataforma federal. Isso dificulta a integração de dados e atrapalha a implementação de mudanças ligadas à reforma tributária.

E tem mais: as novidades não se limitam ao site em que são emitidas.

“Também haverá mudanças de preenchimento da nota”, diz Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei.

O que exatamente vai mudar na nota fiscal e a que os empreendedores devem ficar atentos na hora de preenchê-la? Confira a seguir.

Simples: que muda na nota fiscal de serviços

A nota fiscal continuará com as informações de sempre: dados do prestador de serviço, do tomador (o cliente), a descrição do que foi feito e o valor. Mas, além disso, passará a incorporar novos campos obrigatórios ligados à reforma tributária.

Alguns são relacionados à classificação das atividades da empresa e aos serviços prestados; outros têm a ver com a apuração de impostos.

Há três códigos de identificação aos quais você, como pequeno empresário, terá que ficar atento: NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), cClassTrib (Código de Classificação Tributária) e cIndOp (Código de Indicador de Operação).

O NBS identifica o serviço; o cClassTrib diz para onde o serviço é prestado; e o cIndOp define a regra tributária que se aplica a esse serviço. Juntos, os três determinam quanto imposto a nota vai gerar.

Vamos explicar cada um dos três a seguir:

NBS

O NBS (sigla para Nomenclatura Brasileira de Serviços) é um código numérico que identifica o tipo de serviço prestado, considerando uma tabela nacional padronizada. Funciona como um “código de barras” da atividade: cada serviço tem sua classificação própria, que determina a alíquota correta do IBS e da CBS que vão incidir.

Só para lembrar, o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, que substitui o ISS e o ICMS) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, que entra no lugar do PIS e da Cofins) são dois dos novos impostos criados pela reforma tributária, que passarão a valer em 2027.

O preenchimento do campo NBS passa a ser obrigatório para empresas de todos os regimes a partir de setembro.

Se você tem dúvidas sobre qual código indicar na emissão de uma nota, a recomendação é falar com seu contador, que dará a orientação adequada considerando as atividades que sua empresa realiza. Isso é importante, porque escolher a classificação errada afeta o valor do imposto que você terá de pagar.

cIndOp

O cIndOp (sigla para Indicador de Operação) é um código que aponta a categoria geral da operação: se é uma venda para o mercado interno, uma exportação ou uma venda para o governo.

Da mesma forma como acontecerá no caso da NBS, preencher esse campo também será obrigatório para empresas de todos os regimes a partir de setembro.

Um exemplo: imagine uma empresa de tecnologia que presta o serviço de desenvolvimento de software para dois clientes diferentes. O código NBS será o mesmo nos dois casos. Mas o cIndOp pode ser diferente:

Vamos ao exemplo de uma empresa de tecnologia com clientes em São Paulo e Nova York: o NBS será o mesmo nos dois casos. O que muda é o cIndOp e, a partir dele, o cClassTrib:

  • Se o cliente está em São Paulo, quem emite a nota deve selecionar a opção “Mercado Interno” no cIndOp.
  • Mas, se o cliente está em Nova York, a operação é tratada como uma exportação de serviços. E então será preciso selecionar “Exportação” ao preencher o cIndOp.

cClassTrib

O cClassTrib (sigla para Código de Classificação Tributária) identifica a natureza tributária da operação – ou seja, como aquele serviço é tratado por lei na hora de calcular o valor do IBS e da CBS.

Esse código indica, por exemplo, se há alguma redução ou isenção de impostos ou se o serviço está enquadrado em algum regime especial.

A empresa de tecnologia que atende clientes em São Paulo e em Nova York, em exemplo citado acima, é um bom exemplo de como isso funciona:

  • Quando o cliente está em São Paulo e o cIndOp identifica que a operação é de “Mercado Interno”, o sistema exibirá as opções de cClassTrib correspondentes – e o emissor deve escolher o código 000001 (Operação Tributada Integralmente). Resultado: a nota vai calcular o IBS e a CBS como habitual.
  • Já no caso do cliente em Nova York, o cIndOp indica que se trata de uma “Exportação” – e, por lei, a receita da exportação de serviços é isenta de tributos. O sistema exibirá apenas as opções aplicáveis a operações internacionais e o emissor deverá selecionar o código 410004 (Exportação de Bens e Serviços). Resultado: o IBS e a CBS serão zerados automaticamente.

Em resumo, o cClassTrib avisa ao sistema que o serviço prestado é o mesmo nos dois casos, mas a regra tributária que se aplica é diferente. O preenchimento desse campo passa a ser obrigatório para empresas de todos os regimes também a partir de setembro.

IBS e CBS

Os valores dos novos tributos previstos na reforma tributária também precisarão constar na nota de empresas de todos os regimes. Mas, no caso daquelas enquadradas no Simples, só será obrigatório destacar as alíquotas a partir de 1º de janeiro de 2027.

Como as alíquotas definitivas ainda não foram estabelecidas, os valores serão simbólicos durante a transição: 1% no total da nota, sendo 0,9% de CBS e 0,1% de IBS.

O passo a passo para preencher a nota

O NBS será o primeiro a ser preenchido, para que o prestador classifique o tipo de serviço prestado – como “Consultoria de TI” ou “Desenvolvimento de Software”, por exemplo.

Em seguida, deve ser definida a categoria ampla da operação escolhendo o cIndOp, que informa ao sistema se a venda é destinada ao “Mercado Interno” ou se é uma “Exportação”, entre outras opções.

Depois, vem o cClassTrib. Com base no que foi informado no cIndOp, o sistema filtra e exibe as regras aplicáveis. O emissor então seleciona o código correspondente à legislação exata daquela operação, com opções como “Tributação Integral” ou “Imunidade de Exportação”.

Por fim, como resultado dos três passos anteriores, o próprio sistema vai “ler” a natureza tributária (cClassTrib) e calcular automaticamente o IBS e a CBS, destacando os valores corretos na nota ou zerando o imposto, quando for o caso.

O que fazer para evitar problemas em setembro?

O ponto de partida é não esperar o prazo chegar para se adequar às mudanças.

Empresas que se preparam com antecedência têm tempo para testar, corrigir erros e treinar equipes sem pressão. Quem deixa para a última hora arrisca enfrentar sistemas sobrecarregados, notas rejeitadas ou emitidas com dados incorretos, afetando diretamente a tributação da operação.

Se sua empresa está no Simples Nacional, comece verificando os acessos do responsável pela emissão de notas ao sistema do Emissor Nacional.

Também não deixe de identificar junto a seu contador o código NBS correto para cada serviço prestado. Esse é o campo que mais gera rejeição no Simples, justamente porque muitos empreendedores fazem essa escolha sem suporte.

Há um ponto extra de atenção.

O regime tem códigos próprios de CST (Código de Situação Tributária) e regras de alíquota diferentes das empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido.

Se o CNPJ está cadastrado como Simples Nacional, o sistema só autoriza a nota com os códigos exclusivos desse regime. Usar os códigos de outro regime gera rejeição imediata, porque o sistema identifica a inconsistência entre o cadastro da empresa e o código informado.

Por fim, é recomendado emitir pelo menos uma nota de teste no Emissor Nacional antes de setembro, para validar que os cadastros estão corretos e o fluxo de emissão funciona.

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Impostos em atraso podem tirar sua empresa do Simples; prazo para regularizar vence em agosto

✇InvestNews
Por:Mariana Segala

Se a sua empresa está no Simples Nacional, vale a pena checar agora mesmo se você está com alguma dívida com o governo. Cerca de 700 mil pequenos negócios como o seu devem, juntos, quase R$ 12 bilhões à Receita Federal — uma média de R$ 17 mil por empresa.

O problema é sério porque empresa que tem dívida em aberto pode ser excluído do Simples. E sair do regime pode encarecer bastante os seus impostos.

A Receita enviou um aviso para cada empresa devedora no fim de março. Mas tem um detalhe importante: esse aviso não chegou por e-mail nem pelo correio. Ele está em uma caixa postal eletrônica oficial — e você precisa acessar para saber se recebeu.

“Quem ignorar a mensagem será notificado automaticamente pelo sistema, e então o prazo de regularização começa a correr”, alerta Milton Fontes, advogado tributarista e sócio do Peixoto & Cury Advogados.

Dado o período em que a Receita informou ter enviado os termos, o prazo final máximo para regularizar a situação vai até meados de agosto – mas, pode terminar antes disso, dependendo do momento em que o empresário tomou (ou vai tomar) ciência do documento.

Como checar se sua empresa foi notificada, pagar o que deve e evitar ser excluído do regime simplificado? Confira as orientações abaixo:

Sua empresa recebeu o Termo de Exclusão?

Os Termos de Exclusão são enviados pelo sistema do Simples Nacional sempre que uma empresa se encaixa em alguma situação que pode excluí-la do regime.

Eles foram enviados às empresas inadimplentes entre os dias 20 a 23 de março deste ano. Junto com eles, as empresas também receberam um relatório de pendência listando todos os débitos com a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

Os termos chegam ao Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional e MEI (DTE-SN), uma espécie de caixa postal eletrônica oficial. O caminho para acessá-la é o seguinte:

  1. Acesse o Portal do Simples Nacional 
  2. Clique em “Simples Nacional- Serviços”
  3. Faça o login. Para obter o código de acesso, você precisa ter o número do recibo da declaração de Imposto de Renda de 2025 ou 2026
  4. Na próxima tela, clique em “Simples – Serviços” e procure por “Comunicações” ou “DTE”
  5. Na lista de mensagens, localize o item com o assunto “Termo de Exclusão do Simples Nacional”
  6. Clique para abrir. O sistema vai registrar automaticamente a data e a hora do seu acesso
  7. Salve o comprovante com a “Data de Ciência” preenchida.

Entenda como funciona o prazo de regularização

A contagem do prazo de regularização começa no dia em que o empreendedor abre o documento no DTE-SN. Não é preciso fazer nada além disso para confirmação da leitura. A partir desse marco, ele terá 90 dias para resolver os débitos.

Com um detalhe: se o empreendedor não acessar o termo até 45 dias depois da disponibilização no DTE-SN, o próprio sistema registra a ciência do termo com a marcação “Ciência por decurso de prazo” no comprovante. E, então, o prazo de regularização de 90 dias começa a correr.

Ou seja, para quem tiver acessado os termos logo que eles foram enviados, o prazo para resolver as pendências vencerá no final deste mês. Já para quem deixou o documento passar despercebido, a ciência automática aconteceu em meados de maio e o limite para regularizar a situação terminará em meados de agosto.

Se o empreendedor resolver suas pendências fiscais – por meio de pagamento à vista ou parcelado -, a empresa é mantida no Simples. Se não tiver quitado, a empresa será desenquadrada automaticamente a partir de 1° de janeiro de 2027.

Se você tiver recebido o Termo de Exclusão e quiser contestá-lo, deve fazer isso em até 20 dias úteis após a data da ciência. Encaminhe sua justificativa pela internet seguindo as orientações da Receita Federal.

Se for desenquadrado, como voltar para o Simples

O primeiro passo é levantar o relatório de pendências atualizado e quitar todas as dívidas. Com isso resolvido, você pode solicitar o reingresso no Simples.

Esse pedido só pode ser feito em janeiro do ano seguinte à exclusão. Se ele for aprovado, sua empresa volta ao regime com efeitos a partir de 1º de janeiro daquele mesmo ano. Ou seja, os impostos do ano todo são calculados pelas regras do Simples, sem prejudicar os meses anteriores ao pedido.

Veja sua caixa eletrônica com mais frequência

Confira a DTE-SN da sua empresa pelo menos uma ou duas vezes por mês. Essa caixa postal é o canal oficial de comunicação entre a Receita Federal e as empresas do Simples, e outras notificações relevantes também chegam por lá.

O Termo de Exclusão, por exemplo, é enviado em caso de inadimplência de sua empresa com a Fazenda Federal, Estadual, Distrital ou Municipal, tanto no DAS – a guia única que as empresas usam para quitar todos os seus impostos – quanto por dívidas inscritas na Dívida Ativa.

Outras situações que podem render um Termo de Exclusão são estourar o limite de faturamento permitido pelo Simples (R$ 4,8 milhões por ano), exercer atividades vedada no regime, omitir receitas e praticar fraude ou contrabando.

O sistema permite configurar alertas no próprio DTE-SN. No link “Cadastrar Informações Adicionais”, é possível registrar até três números de telefone ou e-mails para receber avisos de novas mensagens.

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Sua empresa tem clientes no exterior? Veja como aproveitar créditos tributários previstos em lei

✇InvestNews
Por:Mariana Segala

A reforma tributária trouxe uma mudança importante para empresas que prestam serviços para clientes no exterior. Ela envolve uma vantagem tributária que já existe e pode ficar ainda melhor.

Se a sua empresa exporta serviços – seja uma startup que desenvolve um software para uma empresa americana, seja uma agência brasileira que cria uma campanha de marketing para um cliente europeu -, já não paga ISS (imposto municial), PIS e Cofins (impostos federais) sobre essa receita.

Todos esses impostos serão extintos gradualmente a partir do ano que vem.

No lugar deles, vão entrar dois novos tributos que passam a vigorar de 2027 em diante, a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, em substituição ao PIS e à Cofins) e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, que substitui o ISS e o ICMS, imposto estadual).

A boa notícia é que, mesmo com essa mudança, a receita obtida com a venda de serviços a clientes do exterior continuará sendo isenta: CBS e IBS não vão incidir sobre serviços exportados.

Mas há um detalhe que melhora a história toda para você que se enquadra nesse perfil: mesmo sem pagar esses tributos, sua empresa poderá aproveitar o sistema de “créditos” criado com a reforma tributária – e isso vale tanto para quem está enquadrado no regime de lucro real quanto no de lucro presumido ou mesmo no Simples Nacional.

Como funciona a isenção hoje e o que vai mudar

Atualmente, empresas de todos os regimes tributários já são isentas de recolher ISS, PIS e Cofins sobre a receita de serviços exportados. Elas pagam IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) sobre os resultados dessas operações.

Já o uso de créditos de PIS e Cofins embutidos nos produtos e serviços adquiridos pelas empresas é restrito às que adotam o regime de lucro real – e, mesmo assim, apenas em algumas operações específicas, em um processo considerado burocrático e demorado.

“O ISS, por exemplo, não gera crédito algum”, diz Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei.

Com a reforma tributária, a isenção permanece e o alcance dos créditos tributários vai aumentar. Esses sistema parte do entendimento de que as empresas pagam IBS e CBS em cada etapa da cadeia de produção. E, por essa razão, o governo permite que elas descontem valores que já foram recolhidos anteriormente na hora de pagarem seus próprios tributos.

A partir do ano que vem, além das empresas do regime do lucro real, também as do lucro presumido e as que optarem pelo regime híbrido do Simples (leia mais abaixo) também poderão acumular créditos de CBS e IBS sobre suas despesas no mercado local – o que abrange desde a compra insumos e equipamentos até o gasto com internet ou o pagamento de aluguel.

Só que no caso das empresas que prestam serviços para fora do Brasil, uma dúvida acaba surgindo: como elas poderiam usar créditos para abater suas faturas de IBS e CBS se a receita da exportação de serviços já será totalmente isenta dos dois tributos?

A resposta é que esses créditos poderão ser acumulados e utilizados em outras situações em que a empresa tenha de recolher IBS e CBS, como uma venda de serviços dentro do país. Ou ainda, ela poderá pedir para receber os valores de volta em espécie – em outras palavras, em dinheiro, via Pix. Isso está previsto na lei, com um prazo de devolução que poderá variar de 30 a 180 dias.

O que é considerado exportação de serviços?

Muita gente associa exportação de serviços ao pagamento em dólar ou euro – mas isso é só um dos critérios.

“O que realmente caracteriza serviços exportados são duas condições simultâneas: o cliente precisa ser residente ou domiciliado no exterior e o resultado do serviço precisa acontecer fora do Brasil”, diz o sócio-diretor da Contabilizei.

Por exemplo, uma empresa que desenvolve um software para uma startup americana e recebe em dólar está, sim, exportando.

Já uma empresa que presta suporte técnico para a filial brasileira de um grupo estrangeiro, mesmo recebendo em moeda estrangeira de uma conta no exterior, pode não se enquadrar como exportadora – porque o benefício do serviço recai sobre operações no Brasil. 

Freelancers e PJs individuais também se enquadram nessa categoria: um designer que atende clientes americanos, um desenvolvedor que trabalha para uma empresa europeia, um consultor de marketing digital que presta serviços para negócios no exterior: todos podem ser considerados exportadores de serviços. O que importa é para quem o serviço é prestado e onde é consumido.

Isenção de impostos não é automática

Um erro frequente é supor que, como a exportação de serviços é isenta, a empresa pode simplesmente deixar de recolher os impostos. “A isenção não é automática, cabe à empresa provar que aquela receita vem, de fato, de uma exportação legítima”, alerta Gularte. 

Os principais documentos exigidos são:

  • o contrato de prestação de serviços com o cliente estrangeiro;
  • a nota fiscal de serviços (NFS-e) com os campos de exportação preenchidos corretamente;
  • o comprovante de recebimento em moeda estrangeira, que pode ser o contrato de câmbio ou o extrato bancário.

Além disso, é importante ter documentos que comprovem que o serviço foi efetivamente usado ou aproveitado no exterior, como e-mails de entrega, relatórios de projeto e aceites formais do cliente.

“Esses comprovantes precisam ser guardados por pelo menos cinco anos. Uma auditoria pode questionar operações antigas, e um arquivo incompleto pode custar caro”, completa Gularte.

Quando as novas regras começam a valer?

A reforma tributária ainda está sendo regulamentada e os dois novos impostos (IBS e CBS) só começam a ser cobrados de fato a partir de 2027. Eles não substituirão os tributos atuais de uma vez – será uma implementação gradual que só vai terminar em 2033.

Mesmo assim, se você tem uma empresa que exporta serviços, pode começar a se preparar desde já:

  • Mantenha a documentação em dia. Contratos, e-mails de entrega, aceites do cliente e comprovantes de recebimento em moeda estrangeira precisam estar organizados e ser guardados por pelo menos cinco anos. Em caso de fiscalização, é essa documentação que vai provar que a operação é uma exportação de fato.
  • Confirme que o seu serviço tem as características para ser enquadrado como exportação. Classificar como serviço exportado algo que não é pode gerar multa de 75% a 150% do imposto devido e não pago, mais juros.
  • Fique de olho na regulamentação. As regras sobre notas fiscais de exportação e créditos ainda estão sendo definidas. Uma exigência nova que passa despercebida pode virar um problema fiscal lá na frente.
  • Separe as receitas por origem. Se a empresa atende clientes no Brasil e no exterior ao mesmo tempo, deve manter controles contábeis separados para cada tipo de receita. Sem essa separação, fica difícil calcular corretamente os créditos a que você terá direito.
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Escritório de arquitetura ou engenharia: é melhor ter funcionários CLT ou contratar PJs?

✇InvestNews
Por:Fernanda Colavitti

Para um pequeno escritório de arquitetura ou engenharia, a lógica de contratação de mão de obra parece óbvia. Em empresas que tocam projetos com começo, meio e fim, a ideia de ter o mínimo possível de funcionários CLT e contratar profissionais PJ conforme a demanda parece a opção mais vantajosa.

Mas a conta não fica só no custo operacional. Para empresas enquadradas no Simples Nacional, a escolha entre contratar CLTs, fechar parcerias com outras PJs ou recrutar freelancers afeta diretamente a carga tributária, a margem de lucro e os riscos jurídicos do negócio.

Afinal, o que é melhor: contar com funcionários CLT ou contratar outras pessoas jurídicas na hora de executar os projetos? A verdade é que cada caso exige fazer contas – mas, do ponto de vista tributário, ter uma folha fixa mais alta pode não ser um problema.

O ‘lado bom’ de uma folha alta

Via de regra, escritórios de arquitetura e engenharia têm a tributação mais cara do Simples. Eles são enquadrados no chamado Anexo V, com alíquota inicial de 15,5% sobre o faturamento.

Isso vale para quem tem receita pequena, de até R$ 180 mil por ano.

Quando o faturamento aumenta, as alíquotas crescem também – e rápido. Se seu escritório fatura R$ 200 mil por ano, já entra na faixa de 18%. E assim vai até o teto, de 30,5%, para aqueles com receita de R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões.

A boa notícia é que a legislação abre uma brecha para que esse tipo de empresa migre para o Anexo III do Simples, em que as alíquotas começam em 6% – bem mais palatáveis. Isso é possível quando o gasto com a folha de pagamento é alto em comparação com o faturamento da empresa.

Mas alto quanto? Entra aí o “Fator R”, um indicador que mede essa relação. Pela fórmula, basta dividir o valor da folha da empresa nos últimos 12 meses pela receita bruta no mesmo período. Já explicamos o funcionamento do indicador em detalhes nesta reportagem do Descomplica PJ.

Na folha entram os salários dos funcionários CLT, o pró-labore dos sócios e os encargos trabalhistas, como FGTS e INSS. Se o “Fator R” der 0,28 (28%) ou mais, o escritório pode migrar para o Anexo III e pagar um imposto mais baixo. Se ficar abaixo, precisa permanecer no Anexo V, com tributação mais alta.

Pagamentos a PJs ou freelancers não entram na conta. Portanto, se sua empresa só contrata dessa forma, o gasto com a folha fica baixo e ela não pode pleitear uma tributação menor.

Há também o risco jurídico, considerado grave. Se a contratação da PJ mascarar uma relação de emprego – em que existe subordinação, exigência de pessoalidade e dependência econômica -, o escritório fica exposto a potenciais processos trabalhistas.

Em resumo sobre as diferentes modalidades:

  • Funcionário CLT: Embora gere mais custos diretos de contratação (com FGTS, férias, 13º salário, entre outros), essa despesa compõe a massa salarial. Na prática, ter funcionários no regime CLT ajuda a estabilizar o Fator R em 28%, e isso permite migrar para alíquotas mais baixas no Simples.
  • PJ parceira: Esse regime não influencia o “Fator R”, pois os pagamentos são considerados serviços prestados por terceiros e entram apenas como despesa operacional da empresa, não gasto com folha.
  • Freelancer pessoa física: Neste caso, além de não contar para o “Fator R”, o escritório ainda é obrigado a recolher 20% de INSS patronal sobre o valor pago ao profissional.

A diferença de custo em um exemplo

Nada melhor que um exemplo para entender o impacto real do “Fator R”. Imagine um escritório de arquitetura ou engenharia com faturamento mensal de R$ 50 mil (R$ 600 mil ano) , com custo fixo de R$ 14 mil por mês com equipe.

No primeiro cenário, o escritório só contrata PJs para executar os projetos – ou seja, os R$ 14 mil mensais entram como despesas operacionais e não compõem a folha de pagamento. Como o “Fator R” não alcança 28%, o escritório se mantém no Anexo V.

Com isso, a empresa cairia na alíquota de 19,5% do Simples. Descontando deduções possíveis, seu gasto com impostos seria de R$ 8.925 por mês.

No segundo cenário, o escritório contrata funcionários no regime CLT e gasta os mesmos R$ 14 mil por mês com a folha de salários. Nesse caso, o “Fator R” atingiria exatamente 28% e a empresa poderia migrar para o Anexo III, com tributação menor. A alíquota do Simples seria de 13,5% e o gasto com impostos, depois de deduções, cairia para R$ 5.280 por mês.

A diferença entre fazer 100% das contratações no regime PJ e 100% no regime CLT geraria, nesse caso, uma economia de R$ 3.645 por mês no imposto do Simples. “Portanto, antes de fechar uma contratação, o cálculo na ponta do lápis deve envolver não só o RH mas também o planejamento tributário”, diz Milton Fontes, sócio do Peixoto & Cury Advogados.

Um ponto de atenção

A comparação ajuda a entender o contexto tributário, mas exige cautela. Os mesmos R$ 14 mil mensais permitem montar estruturas diferentes dependendo do modelo de contratação. E, embora a comparação tributária favoreça o regime CLT, esse modelo e o PJ não são equivalentes em custos, disponibilidade da equipe, flexibilidade operacional e risco jurídico.

No regime CLT, o valor total engloba o salário do profissional mas também encargos como FGTS, férias, 13º salário, INSS patronal e outros custos trabalhistas. O valor líquido recebido pelo funcionário é bem menor do que o desembolso total da empresa.

Já na contratação por PJ, os R$ 14 mil chegariam de forma muito mais direta ao prestador de serviço – e, por isso, talvez fosse possível contratar dois no lugar de um, por exemplo. Em compensação, a dinâmica da relação também muda: o escritório não pode exigir a subordinação típica de um vínculo de emprego, como controle de horário, exclusividade ou dedicação contínua.

Como melhorar o “Fator R” sem inchar a equipe?

Essa dinâmica tributária não é exclusividade de escritórios de arquitetura ou engenharia. Ela se aplica a muitas outras atividades sujeitas ao “Fator R” e descritas na resolução do Simples. Confira a lista completa aqui.

Segundo Fontes, para melhorar o “Fator R” e garantir o enquadramento em uma alíquota mais baixa, sem necessariamente inchar a equipe de funcionários, uma estratégia legítima é aumentar o pró-labore dos sócios, pois esse valor também entra na folha de pagamento.

Mas Fontes alerta que é preciso fazer contas: deve-se calcular o peso da contribuição ao INSS e do Imposto de Renda sobre o novo valor do pró-labore para garantir que o gasto com esses tributos na pessoa física seja menor do que a economia gerada no imposto da empresa.

O cenário que costuma fazer mais sentido, equilibrando imposto, margem e risco jurídico, segundo Fontes, é a adoção de um modelo híbrido. “O escritório deve manter a contratação CLT e o pró-labore suficientes para garantir o Fator R acima de 28%, utilizando profissionais PJ apenas para projetos específicos e parcerias técnicas genuínas”, afirma.

No Descomplica PJ, cobertura do InvestNews voltada para esclarecer dúvidas de empreendedores, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre tributação, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br.

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Posso pagar despesas pessoais com dinheiro da PJ para ‘escapar’ do IR sobre dividendos?

✇InvestNews
Por:Redação InvestNews

A cobrança de Imposto de Renda sobre dividendos, que começou a valer na virada do ano, abalou estratégias clássicas de planejamento tributário dos empreendedores.

Para reduzir o pagamento de impostos, é comum que empresas remunerem seus sócios com a distribuição de dividendos, que era totalmente isenta de IR até o fim de 2025. Só que a coisa mudou. Agora, quem recebe dividendos acima de R$ 50 mil por mês precisa pagar uma alíquota de 10% de IR.

Com essa mudança, uma estratégia alternativa – e controversa – voltou a ser falada nas rodas de empresários e em discussões em redes sociais: pagar despesas pessoais dos sócios com o dinheiro da PJ. É o uso de parte do dinheiro que seria retirado como lucro (via dividendo) para pagar contas dos sócios, reduzindo a tributação direta.

Só que fica a pergunta: é legal e regular transferir despesas pessoais para a empresa? E vale a pena?

Em poucas palavras, a resposta é não. Pode render autuação da Receita Federal, cobrança retroativa de impostos não pagos, multa e juros – além da exclusão da empresa de regimes tributários vantajosos, como o Simples Nacional.

Qual o risco de incluir despesas pessoais na conta da empresa?

As despesas pessoais dos sócios não são despesas operacionais para a empresa, ressalta Pedro Bresciani, especialista em planejamento tributário no Utumi Advogados. A manutenção do negócio não depende desses gastos – que deveriam ser sempre cobertos com recursos próprios, como o pró-labore (que é o “salário” dos sócios) ou os dividendos que eles recebem.

Se a Receita Federal identificar que houve essa prática, pode desconsiderar os lançamentos e entender que houve irregularidades, como omissão de receita e distribuição disfarçada de lucros. Ou ainda enquadrá-los como pagamento sem causa ou doação da empresa para o sócio.

Em um pagamento sem causa (ou sem comprovação) a um sócio, por exemplo, a alíquota do Imposto de Renda que deve ser retido fonte é de 35% – o que provavelmente não é feito por quem decide transferir despesas pessoais para a PJ para “driblar” o fisco.

Já em uma doação da empresa para o sócio, há a incidência de Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD), com alíquota de até 8%, a depender do estado.

No caso de uma autuação da Receita Federal, tributos como esses que não tenham sido recolhidos podem ser cobrados retroativamente, além da incidência de multa e juros. Fora isso, segundo Bresciani, os valores ainda poderiam ser tributados pelo Imposto de Renda Mínimo, com alíquota que vai até 10%.

Como as despesas dos sócios afetam o lucro da PJ?

A transferência de despesas pessoais para a PJ impacta os resultados das empresas e de seus sócios de maneiras diferentes, a depender do regime tributário em que se enquadram.

Para as empresas do regime do lucro real, os impostos devidos (IRPJ e CSLL, a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) incidem diretamente sobre o seu lucro efetivo – ou seja, receitas menos despesas. Por isso, quanto maiores as despesas a serem deduzidas das receitas, menor o lucro. E menor também o imposto que a empresa terá de pagar.

Incluir despesas dos sócios nas contas de uma empresa do lucro real, portanto, acaba reduzindo os impostos devidos pela própria empresa.

Quando um caso como esse é identificado pela Receita Federal, ela pode cobrar os tributos (IRPJ e CSLL) que deixaram de ser pagos porque o lucro foi “artificialmente” menor, além de juros (taxa Selic) e uma multa significativa (de 75% a 100%, nos casos gerais) sobre esses valores.

Já no regime de lucro presumido, as despesas dos sócios incluídas nas contas da empresa não reduzem diretamente os tributos devidos por elas, como no lucro real. Isso porque o IRPJ e a CSLL são calculados a partir de uma margem de lucro fixa, estabelecida pela Receita Federal e aplicada sobre o faturamento da empresa. Essa margem varia segundo o setor de atuação e pode chegar a 32%.

No Simples Nacional, ocorre algo semelhante.

Os impostos devidos pela empresa – e pagos em uma única guia, chamada DAS – são calculados sobre o faturamento, e não sobre o lucro. Por isso, também nesse caso, incluir despesas dos sócios nas contas da empresa não reduzirá o valor pago pela PJ.

Porém, tanto no lucro presumido quanto no Simples Nacional, essa manobra diminui o lucro efetivo do negócio. E ele é a base para a distribuição de dividendos aos sócios.

Se, adotando essa prática, os sócios conseguirem manter os dividendos abaixo do limite de R$ 50 mil por mês, podem “escapar” de pagar o novo IR na sua pessoa física.

Se isso for identificado pela Receita Federal, a prática poderia ser caracterizada como pagamento sem causa, distribuição indireta de dividendos ou doação da empresa para o sócio. E, então, vale a mesma lógica: o Fisco cobra retroativamente os impostos que não foram pagos, aplica multa e cobra juros. Em casos graves, pode excluir a empresa do Simples Nacional.

Os riscos na prática

A pedido do InvestNews, Bresciani, no Utumi Advogados, simulou um caso prático. O advogado partiu de um exemplo fictício de empresa enquadrada no regime de lucro real em que os sócios pagaram despesas pessoais no valor de R$ 240 mil em um ano.

Entenda três possíveis formas como essa manobra pode ocasionar riscos e cobranças adicionais.

1) Os impostos da empresa

Em uma fiscalização da Receita Federal que identificasse esse procedimento, a transferência de despesas poderia ser desconsiderada. Na prática, isso faria com que o lucro efetivo da empresa aumentasse – nesse caso, justamente em R$ 240 mil. Sobre esse valor, incidiria a carga de IRPJ e CSLL (34%), gerando uma tributação adicional de R$ 81,6 mil.

Esse valor ainda viria com acréscimos. Em geral, aplica-se uma multa equivalente a 75% sobre o imposto devido, segundo Bresciani, além de juros pela taxa Selic. Nesse exemplo, a multa seria calculada sobre os R$ 81,6 mil: o montante seria de R$ 61,2 mil. Isso aumentaria o valor final a pagar para R$ 142,8 mil, além da variação da Selic até o pagamento ser realizado.

2) O pagamento sem causa aos sócios

A Receita Federal também poderia entender que houve um pagamento (ou uma entrega de recursos) aos sócios sem comprovação da causa. Se assim fosse, estabeleceria a cobrança de Imposto de Renda de 35% na fonte, alíquota aplicada a esse tipo de pagamento.

“Esse pagamento é feito com reajuste da base, o chamado ‘gross-up‘, que acaba elevando a carga efetiva da cobrança”, diz Bresciani. No fim das contas, aplicando essa regra, só o imposto retroativo somaria cerca de R$ 129 mil – com os cálculos relacionados. E sobre esse valor ainda poderia incidir a mesma multa de 75%, elevando o valor final para R$ 226 mil.

3) A distribuição disfarçada de dividendos

A Receita Federal também poderia entender que houve uma distribuição “disfarçada” de dividendos para evitar superar o limite oficial de R$ 50 mil por mês isentos de Imposto de Renda.

Se, por exemplo, o sócio recebeu oficialmente R$ 30 mil em dividendos no mês, mas a distribuição indireta de lucros foi de mais R$ 22 mil no mesmo mês, isso totalizaria R$ 52 mil em lucros distribuídos – sujeitos, portanto, à alíquota de 10%.

Identificando isso, a Receita Federal poderia cobrar o Imposto de Renda não pago, que nesse caso seria de R$ 5,2 mil (10% em cima dos R$ 52 mil), calcula Bresciani. Fora isso, a multa de 75% sobre esse valor geraria um montante de R$ 3,9 mil a mais, elevando o total devido para R$ 9,1 mil.

O que é confusão patrimonial

A não separação efetiva entre os bens, direitos e obrigações da pessoa jurídica e dos seus sócios ou administradores é considerada uma confusão patrimonial, também chamada de confusão fiscal.

Isso ocorre quando contas pessoais são pagas pela empresa ou vice-versa, violando a separação patrimonial. Um grande risco dessa prática é que ela abre brecha para que credores atinjam o patrimônio pessoal dos sócios para quitar eventuais dívidas da empresa.

Um sócio que usa um carro registrado em nome da empresa para fins pessoais, sem compensar a empresa por isso, por exemplo, está cometendo essa prática. O mesmo acontece se o sócio pagar contas pessoais com o cartão da empresa.

No  Descomplica PJ, uma cobertura especial do InvestNews voltada para esclarecer dúvidas de empreendores, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro ao caixa da empresa. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre tributação, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br.

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DEFIS: perdeu o prazo da declaração do Simples Nacional? Saiba como regularizar sua empresa

✇InvestNews
Por:Redação InvestNews

O prazo para as empresas do Simples Nacional entregarem a DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – terminou na última quarta-feira, dia 31 de março. Para quem deixou passar, fica a dúvida: o que fazer agora para regularizar a situação da empresa?

A pergunta tem implicações especiais neste ano. Pela primeira vez, quem atrasou a entrega ou enviou uma DEFIS com erros terá de pagar multa de, no mínimo, R$ 200. Mas os valores podem chegar à casa de milhares de reais dependendo do tempo de atraso e do faturamento da empresa (explicamos mais abaixo como calcular caso a caso).

O InvestNews dá a largada nesta terça-feira (7) a sua nova cobertura sobre tributação de empresas com a resposta para essa questão – e para muitas outras. O Descomplica PJ estreia em um momento decisivo para quem empreende. Com a reforma tributária em andamento e mudanças já começando a redesenhar a rotina fiscal das empresas, entender o que está por vir virou questão de sobrevivência.

Aqui no Descomplica PJ, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro ao caixa da empresa. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre como se preparar para esse novo cenário, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br. Acompanhando as reportagens, você se antecipa às mudanças e reduz o risco de ser pego de surpresa.

O que acontece com quem perdeu o prazo da DEFIS?

A DEFIS é uma declaração que informa à Receita Federal os dados econômicos e fiscais das empresas. É uma obrigação exigida das Microempresas (ME) e das Empresas de Pequeno Porte (EPP) inscritas no Simples Nacional, regime tributário simplificado que está completando 20 anos.

Para este ano há uma mudança importante, estabelecida em outubro de 2025 com a atualização das regras do Simples Nacional. Agora, deixar de entregar a DEFIS dentro do prazo dá multa.

Até o ano passado, o processo era era mais fácil – ou melhor, mais em conta. Não havia multa pelo envio da DEFIS fora do prazo. A “punição” para quem deixasse passar a data era outra: o empresário só poderia continuar a pagar os impostos mensais se a declaração do ano anterior tivesse sido entregue.

Ou seja, se perdesse o prazo, não poderia seguir pagando os impostos mensais obrigatórios e ficaria inadimplente com o Fisco.

É como se, uma vez perdido o prazo da DEFIS, em março de cada ano, o sistema em que os empreendedores informam o faturamento e emitem as guias de pagamento de impostos – o chamado PGDAS-D – “travasse”.

Quem deixou de apresentar a DEFIS na data certa poderá ser intimado pela Receita Federal a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos, alerta Valdir de Oliveira Amorim, especialista da área de Imposto de Renda da IOB, plataforma com foco em legislação contábil, tributária e trabalhista. O mesmo vale para entregas com erros ou emissões.

Não há prazo mínimo nem máximo de atraso. Quem não enviou a declaração até 31 de março e deixou para 1º de abril já está sujeito a multas.

Qual é o valor da multa por atraso da DEFIS?

Mas qual é o tamanho da multa para quem atrasa a entrega da DEFIS, afinal? Funciona assim:

  • A multa por falta de entrega ou atraso é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor dos tributos informados na DEFIS, ainda que eles tenham sido integralmente pagos ao longo do ano.
  • Essa conta tem um limite: a multa pode chegar, no máximo, a 20% sobre os tributos. do total. Mas tem um detalhe: a multa mínima é de R$ 200.
  • No caso de erros ou omissões na DEFIS, a multa é de R$ 100 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.

Traduzindo o “juridiquês” de maneira prática com um exemplo. Imagine uma empresa do Simples Nacional que faturou R$ 3 milhões em 2025 e pagou R$ 300 mil em tributos ao longo do ano – para fins de cálculo, o cenário hipotético considerou uma carga tributária média de 10%.

A multa seria de R$ 6 mil se o envio da DEFIS atrasasse meros 15 dias. O valor corresponde a 2% aplicados sobre os R$ 300 mil pagos em imposto, que são a base de cálculo nesse caso.

Se em vez de 15 dias o empreendedor deixasse para enviar a DEFIS apenas em maio, com atraso de dois meses, a multa já subiria para R$ 12 mil. Isso porque a resolução do problema acabou passando para outro “mês-calendário” – que começa no dia 1° e termina no último dia do mês, diferente do “mês comercial”, que considera um período de 30 dias.

Há uma espécie de “bônus” para quem resolve logo a sua situação. Segundo a Receita Federal, as multas são reduzidas em 50% quando a declaração é apresentada espontaneamente – após o prazo oficial, mas antes de qualquer notificação por parte do fisco.

Mesmo assim, o valor mínimo da multa (de R$ 200) continua valendo. Ou seja, na prática, o “bônus” não se aplica se o valor da multa com desconto ficar abaixo de R$ 200.

Amorim, do IOB, destaca ainda que empresas do Simples Nacional com débitos tributários pendentes podem ser excluídas do regime, resultando na perda dos benefícios simplificados.

A Receita Federal costuma dar prazos (normalmente de 90 dias) para a regularização via pagamento ou parcelamento antes da exclusão definitiva do Simples, que ocorre em 1º de janeiro do ano seguinte.

Como regularizar a situação da empresa?

Se você perdeu o prazo e quer regularizar a situação da sua empresa, basta acessar o portal do Simples Nacional, no site da Receita Federal, com o certificado digital ou o código de acesso.

Busque por “Simples Serviços”, depois “Cálculo e Declaração” e, então, “PGDAS-D e DEFIS”. Nessa opção, você pode verificar o status das declarações por ano. Lá, a DEFIS pode ser preenchida e transmitida.

A multa por atraso na entrega é gerada automaticamente após a transmissão da declaração fora do prazo. O pagamento é realizado via DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), emitido pelo próprio portal ou via e-CAC.

Para conferir se a pendência foi baixada, procure no menu a opção “Certidões e Situação Fiscal”.

Após a entrega da DEFIS, o sistema liberará a apuração do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) de março em diante. Esse sistema para optantes do Simples Nacional calcula os impostos unificados e gera o boleto (DAS) para pagamento.

O que exatamente é DEFIS e qual a diferença de IRPJ?

Embora ambas sejam obrigações fiscais anuais enviadas à Receita Federal, a DEFIS e o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) têm características diferentes.

A DEFIS é exclusiva para empresas optantes pelo Simples Nacional e tem caráter informativo, reunindo dados como:

  • os ganhos de capital no ano anterior;
  • a identificação e o rendimento dos sócios;
  • a quantidade de empregados no início e no final do período da declaração;
  • a receita obtida com exportações;
  • o lucro contábil do ano anterior;
  • os tributos recolhidos;
  • entre outras.

No caso dessas empresas, o Imposto de Renda é recolhido previamente, todos os meses, por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). A alíquota paga nesse único boleto inclui tanto o IR quanto os outros impostos estaduais e municipais devidos por elas.

A DEFIS, aliás, substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) em 2012 para as micro e pequenas empresas. Ainda há quem confunda os nomes, mas, atualmente, só quem continua a entregar a DASN são os microempreendedores individuais (MEI).

Já a declaração de IRPJ é uma outra conversa. Ela se aplica a empresas enquadradas em outros regimes tributários, como os chamados lucro presumido e lucro real. Nesse caso, a declaração de IRPJ tem como objetivo apurar o imposto efetivamente devido sobre os ganhos do ano e informá-los à Receita Federal.

Então, se houver algum valor a ser pago após a declaração, o recolhimento é feito por meio do DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal).

Na prática, a DEFIS funciona como um relatório de informações para a Receita e não gera pagamento direto de imposto. Enquanto isso, o IRPJ representa tanto a apuração quanto a obrigação de pagamento do tributo, o que se reflete diretamente no caixa da empresa.

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