A guia do Simples Nacional estava marcada para sair no débito automático da conta da empresa. Só que, por descuido, você pagou de novo, na mão. Pagou duas vezes o mesmo imposto. Quem nunca?

Ou então você errou no Fator R – a conta que compara quanto a empresa gasta com salários e quanto ela fatura; quanto mais pesa a folha, menor pode ser sua alíquota. Errou a conta aí, pagou mais imposto do que precisava.

São situações assim que fazem uma empresa do Simples pagar mais imposto do que devia. Se você, empreendedor, nunca caiu em nenhuma dessas pegadinhas, está com sorte. Mas, se caiu, fica a boa notícia: dá para reaver esse dinheiro.

São dois os caminhos. Um é a restituição: a Receita devolve o dinheiro direto na conta da empresa. O outro é a compensação: o que você pagou a mais vira um crédito para abater impostos no futuro. Vamos ver aqui como funciona o processo todo.

Como saber se a empresa pagou imposto a mais

Fique esperto, porque a Receita não avisa. Não existe notificação de que rolou um pagamento a mais ou coisa que o valha. Quem tem de descobrir é você.

O jeito, aí, é comparar duas coisas. De um lado, a contabilidade da empresa, que mostra quanto de imposto você deveria pagar. Do outro, o extrato de pagamentos, que mostra quanto você pagou de fato. Quando os números não batem, ou quando aparece pagamento repetido no mesmo mês, fica evidente a existência de um crédito.

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Para ver os pagamentos, você entra no e-CAC, o portal oficial da Receita. O acesso é com certificado digital ou com a conta GOV.br do sócio que responde pelo CNPJ no Fisco. Lá dentro, na parte de “Pagamentos e Parcelamentos”, aparecem todas as guias já pagas e as que estão em aberto.

Com isso na mão, dá para cruzar o que a empresa deveria ter pago, com base no faturamento, com o que as guias mostram que ela pagou de fato — e ver se sobrou valor para restituir ou compensar. 

Mas tem um detalhe. Se a empresa tiver alguma pendência, ou seja, se estiver devendo alguma coisa, a Receita não solta a restituição assim, na lata. Ela propõe usar esse crédito para quitar o que você deve. O aviso chega por uma mensagem na caixa postal do próprio e-CAC. Se você concordar — ou se ficar quieto por 15 dias —, o sistema faz a conta. Só se sobrar algum troco depois disso é que você pode pedir o dinheiro de volta.

Uma observação: é realmente importante monitorar a caixa de mensagens do e-CAC. O Descomplica PJ já bateu nessa tecla nesta reportagem.

Como saber se a minha empresa tem débitos em aberto

A consulta também é pelo e-CAC ou pela conta GOV.br do sócio responsável. Você vai em “Certidões e Situação Fiscal” e clica em “Consulta Pendências – Situação Fiscal”. O sistema abre uma tela nova, com cada pendência destrinchada.

Olhar pagamentos e pendências é coisa para fazer sempre, não de vez em quando. No fechamento do mês, o contador pega as diferenças. Quem não tem contador acompanhando corre o risco de deixar crédito – ou dívida – esquecido por anos.

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O passo a passo para recuperar o dinheiro

Antes de entrar no “como”, você precisa saber “qual” pagamento indevido dá para reaver. 

A primeira regra é de prazo. Você só pode pedir de volta o que pagou a mais nos últimos cinco anos, contando da data do pagamento. Mas tem uma pegadinha: também não dá para pedir aquilo que você pagou a mais nos últimos quatro meses.

“Esses valores ficam bloqueados pelo sistema. Ou seja, em junho de 2026, você só pode solicitar a restituição de pagamentos indevidos que tiver feito de fevereiro de 2026 para trás”, explica Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei.

Também tem os casos em que a devolução é mais complexa. Se o pagamento a mais caiu num período em que a empresa foi tirada do Simples por conta de alguma irregularidade – estouro do teto de faturamento, por exemplo. Ou se o DAS foi pago já dentro da Dívida Ativa da União. Nessas situações, não tem jeito digital: você precisa procurar o atendimento da Receita.

Fora isso, o processo é todo online, pelo e-CAC. Você entra no perfil da empresa e vai até a área do Simples Nacional. É dali que saem tanto a compensação quanto a restituição.

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Enfim. Para pedir a restituição, e receber o dinheiro na conta, escolha “Pedido Eletrônico de Restituição” na área do Simples dentro do e-CAC. Informe o mês e o ano do pagamento errado, e o sistema já aponta a diferença disponível, imposto por imposto. Daí é seguir em frente confirmando os dados. E anote o número do processo que vai aparecer.

Falta um passo prático: cadastrar a chave PIX da empresa. A Receita só deposita restituição por PIX de CNPJ. Sem conta PJ com essa chave, o dinheiro não cai.

Depois de enviar, a aprovação costuma ser automática. Mas o pedido pode ficar retido na malha, para uma análise mais atenta. Você acompanha o status pelo próprio e-CAC, em “Consultar Pedidos de Restituição”.

Você também pode usar o que pagou a mais como crédito para abater imposto futuro. Para fazer isso, selecione a opção “Compensação” e diga o mês em que o crédito surgiu. O sistema mostra o que você pagou e o que era devido em cada imposto. A diferença para mais é o seu crédito. Aí é só escolher qual dívida em aberto você vai quitar com ele.

Um ponto de atenção. Só dá para compensar imposto com o mesmo imposto: PIS com PIS, ICMS com ICMS, ISS com ISS. Se você tem crédito de um e dívida de outro, não rola compensar — e a restituição vira a única saída. 

Quando já existe dívida em aberto, a compensação é na hora. Já a restituição pode demorar até 60 dias para pingar na conta, a partir da aprovação do pedido.

Os pagamentos saem em lotes, no dia 20 de cada mês. E o valor não fica parado: é corrigido pela Selic, acumulada da data em que você pagou até o dia em que recebeu de volta – menos mal.

Para um pequeno escritório de arquitetura ou engenharia, a lógica de contratação de mão de obra parece óbvia. Em empresas que tocam projetos com começo, meio e fim, a ideia de ter o mínimo possível de funcionários CLT e contratar profissionais PJ conforme a demanda parece a opção mais vantajosa.

Mas a conta não fica só no custo operacional. Para empresas enquadradas no Simples Nacional, a escolha entre contratar CLTs, fechar parcerias com outras PJs ou recrutar freelancers afeta diretamente a carga tributária, a margem de lucro e os riscos jurídicos do negócio.

Afinal, o que é melhor: contar com funcionários CLT ou contratar outras pessoas jurídicas na hora de executar os projetos? A verdade é que cada caso exige fazer contas – mas, do ponto de vista tributário, ter uma folha fixa mais alta pode não ser um problema.

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O ‘lado bom’ de uma folha alta

Via de regra, escritórios de arquitetura e engenharia têm a tributação mais cara do Simples. Eles são enquadrados no chamado Anexo V, com alíquota inicial de 15,5% sobre o faturamento.

Isso vale para quem tem receita pequena, de até R$ 180 mil por ano.

Quando o faturamento aumenta, as alíquotas crescem também – e rápido. Se seu escritório fatura R$ 200 mil por ano, já entra na faixa de 18%. E assim vai até o teto, de 30,5%, para aqueles com receita de R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões.

A boa notícia é que a legislação abre uma brecha para que esse tipo de empresa migre para o Anexo III do Simples, em que as alíquotas começam em 6% – bem mais palatáveis. Isso é possível quando o gasto com a folha de pagamento é alto em comparação com o faturamento da empresa.

Mas alto quanto? Entra aí o “Fator R”, um indicador que mede essa relação. Pela fórmula, basta dividir o valor da folha da empresa nos últimos 12 meses pela receita bruta no mesmo período. Já explicamos o funcionamento do indicador em detalhes nesta reportagem do Descomplica PJ.

Na folha entram os salários dos funcionários CLT, o pró-labore dos sócios e os encargos trabalhistas, como FGTS e INSS. Se o “Fator R” der 0,28 (28%) ou mais, o escritório pode migrar para o Anexo III e pagar um imposto mais baixo. Se ficar abaixo, precisa permanecer no Anexo V, com tributação mais alta.

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Pagamentos a PJs ou freelancers não entram na conta. Portanto, se sua empresa só contrata dessa forma, o gasto com a folha fica baixo e ela não pode pleitear uma tributação menor.

Há também o risco jurídico, considerado grave. Se a contratação da PJ mascarar uma relação de emprego – em que existe subordinação, exigência de pessoalidade e dependência econômica -, o escritório fica exposto a potenciais processos trabalhistas.

Em resumo sobre as diferentes modalidades:

• Funcionário CLT: Embora gere mais custos diretos de contratação (com FGTS, férias, 13º salário, entre outros), essa despesa compõe a massa salarial. Na prática, ter funcionários no regime CLT ajuda a estabilizar o Fator R em 28%, e isso permite migrar para alíquotas mais baixas no Simples.
  
• PJ parceira: Esse regime não influencia o “Fator R”, pois os pagamentos são considerados serviços prestados por terceiros e entram apenas como despesa operacional da empresa, não gasto com folha.
  
• Freelancer pessoa física: Neste caso, além de não contar para o “Fator R”, o escritório ainda é obrigado a recolher 20% de INSS patronal sobre o valor pago ao profissional.

A diferença de custo em um exemplo

Nada melhor que um exemplo para entender o impacto real do “Fator R”. Imagine um escritório de arquitetura ou engenharia com faturamento mensal de R$ 50 mil (R$ 600 mil ano) , com custo fixo de R$ 14 mil por mês com equipe.

No primeiro cenário, o escritório só contrata PJs para executar os projetos – ou seja, os R$ 14 mil mensais entram como despesas operacionais e não compõem a folha de pagamento. Como o “Fator R” não alcança 28%, o escritório se mantém no Anexo V.

Com isso, a empresa cairia na alíquota de 19,5% do Simples. Descontando deduções possíveis, seu gasto com impostos seria de R$ 8.925 por mês.

No segundo cenário, o escritório contrata funcionários no regime CLT e gasta os mesmos R$ 14 mil por mês com a folha de salários. Nesse caso, o “Fator R” atingiria exatamente 28% e a empresa poderia migrar para o Anexo III, com tributação menor. A alíquota do Simples seria de 13,5% e o gasto com impostos, depois de deduções, cairia para R$ 5.280 por mês.

A diferença entre fazer 100% das contratações no regime PJ e 100% no regime CLT geraria, nesse caso, uma economia de R$ 3.645 por mês no imposto do Simples. “Portanto, antes de fechar uma contratação, o cálculo na ponta do lápis deve envolver não só o RH mas também o planejamento tributário”, diz Milton Fontes, sócio do Peixoto & Cury Advogados.

Um ponto de atenção

A comparação ajuda a entender o contexto tributário, mas exige cautela. Os mesmos R$ 14 mil mensais permitem montar estruturas diferentes dependendo do modelo de contratação. E, embora a comparação tributária favoreça o regime CLT, esse modelo e o PJ não são equivalentes em custos, disponibilidade da equipe, flexibilidade operacional e risco jurídico.

No regime CLT, o valor total engloba o salário do profissional mas também encargos como FGTS, férias, 13º salário, INSS patronal e outros custos trabalhistas. O valor líquido recebido pelo funcionário é bem menor do que o desembolso total da empresa.

Já na contratação por PJ, os R$ 14 mil chegariam de forma muito mais direta ao prestador de serviço – e, por isso, talvez fosse possível contratar dois no lugar de um, por exemplo. Em compensação, a dinâmica da relação também muda: o escritório não pode exigir a subordinação típica de um vínculo de emprego, como controle de horário, exclusividade ou dedicação contínua.

Como melhorar o “Fator R” sem inchar a equipe?

Essa dinâmica tributária não é exclusividade de escritórios de arquitetura ou engenharia. Ela se aplica a muitas outras atividades sujeitas ao “Fator R” e descritas na resolução do Simples. Confira a lista completa aqui.

Segundo Fontes, para melhorar o “Fator R” e garantir o enquadramento em uma alíquota mais baixa, sem necessariamente inchar a equipe de funcionários, uma estratégia legítima é aumentar o pró-labore dos sócios, pois esse valor também entra na folha de pagamento.

Mas Fontes alerta que é preciso fazer contas: deve-se calcular o peso da contribuição ao INSS e do Imposto de Renda sobre o novo valor do pró-labore para garantir que o gasto com esses tributos na pessoa física seja menor do que a economia gerada no imposto da empresa.

O cenário que costuma fazer mais sentido, equilibrando imposto, margem e risco jurídico, segundo Fontes, é a adoção de um modelo híbrido. “O escritório deve manter a contratação CLT e o pró-labore suficientes para garantir o Fator R acima de 28%, utilizando profissionais PJ apenas para projetos específicos e parcerias técnicas genuínas”, afirma.

No Descomplica PJ, cobertura do InvestNews voltada para esclarecer dúvidas de empreendedores, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre tributação, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br.