Para um pequeno escritório de arquitetura ou engenharia, a lógica de contratação de mão de obra parece óbvia. Em empresas que tocam projetos com começo, meio e fim, a ideia de ter o mínimo possível de funcionários CLT e contratar profissionais PJ conforme a demanda parece a opção mais vantajosa.

Mas a conta não fica só no custo operacional. Para empresas enquadradas no Simples Nacional, a escolha entre contratar CLTs, fechar parcerias com outras PJs ou recrutar freelancers afeta diretamente a carga tributária, a margem de lucro e os riscos jurídicos do negócio.

Afinal, o que é melhor: contar com funcionários CLT ou contratar outras pessoas jurídicas na hora de executar os projetos? A verdade é que cada caso exige fazer contas – mas, do ponto de vista tributário, ter uma folha fixa mais alta pode não ser um problema.

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O ‘lado bom’ de uma folha alta

Via de regra, escritórios de arquitetura e engenharia têm a tributação mais cara do Simples. Eles são enquadrados no chamado Anexo V, com alíquota inicial de 15,5% sobre o faturamento.

Isso vale para quem tem receita pequena, de até R$ 180 mil por ano.

Quando o faturamento aumenta, as alíquotas crescem também – e rápido. Se seu escritório fatura R$ 200 mil por ano, já entra na faixa de 18%. E assim vai até o teto, de 30,5%, para aqueles com receita de R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões.

A boa notícia é que a legislação abre uma brecha para que esse tipo de empresa migre para o Anexo III do Simples, em que as alíquotas começam em 6% – bem mais palatáveis. Isso é possível quando o gasto com a folha de pagamento é alto em comparação com o faturamento da empresa.

Mas alto quanto? Entra aí o “Fator R”, um indicador que mede essa relação. Pela fórmula, basta dividir o valor da folha da empresa nos últimos 12 meses pela receita bruta no mesmo período. Já explicamos o funcionamento do indicador em detalhes nesta reportagem do Descomplica PJ.

Na folha entram os salários dos funcionários CLT, o pró-labore dos sócios e os encargos trabalhistas, como FGTS e INSS. Se o “Fator R” der 0,28 (28%) ou mais, o escritório pode migrar para o Anexo III e pagar um imposto mais baixo. Se ficar abaixo, precisa permanecer no Anexo V, com tributação mais alta.

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Pagamentos a PJs ou freelancers não entram na conta. Portanto, se sua empresa só contrata dessa forma, o gasto com a folha fica baixo e ela não pode pleitear uma tributação menor.

Há também o risco jurídico, considerado grave. Se a contratação da PJ mascarar uma relação de emprego – em que existe subordinação, exigência de pessoalidade e dependência econômica -, o escritório fica exposto a potenciais processos trabalhistas.

Em resumo sobre as diferentes modalidades:

• Funcionário CLT: Embora gere mais custos diretos de contratação (com FGTS, férias, 13º salário, entre outros), essa despesa compõe a massa salarial. Na prática, ter funcionários no regime CLT ajuda a estabilizar o Fator R em 28%, e isso permite migrar para alíquotas mais baixas no Simples.
  
• PJ parceira: Esse regime não influencia o “Fator R”, pois os pagamentos são considerados serviços prestados por terceiros e entram apenas como despesa operacional da empresa, não gasto com folha.
  
• Freelancer pessoa física: Neste caso, além de não contar para o “Fator R”, o escritório ainda é obrigado a recolher 20% de INSS patronal sobre o valor pago ao profissional.

A diferença de custo em um exemplo

Nada melhor que um exemplo para entender o impacto real do “Fator R”. Imagine um escritório de arquitetura ou engenharia com faturamento mensal de R$ 50 mil (R$ 600 mil ano) , com custo fixo de R$ 14 mil por mês com equipe.

No primeiro cenário, o escritório só contrata PJs para executar os projetos – ou seja, os R$ 14 mil mensais entram como despesas operacionais e não compõem a folha de pagamento. Como o “Fator R” não alcança 28%, o escritório se mantém no Anexo V.

Com isso, a empresa cairia na alíquota de 19,5% do Simples. Descontando deduções possíveis, seu gasto com impostos seria de R$ 8.925 por mês.

No segundo cenário, o escritório contrata funcionários no regime CLT e gasta os mesmos R$ 14 mil por mês com a folha de salários. Nesse caso, o “Fator R” atingiria exatamente 28% e a empresa poderia migrar para o Anexo III, com tributação menor. A alíquota do Simples seria de 13,5% e o gasto com impostos, depois de deduções, cairia para R$ 5.280 por mês.

A diferença entre fazer 100% das contratações no regime PJ e 100% no regime CLT geraria, nesse caso, uma economia de R$ 3.645 por mês no imposto do Simples. “Portanto, antes de fechar uma contratação, o cálculo na ponta do lápis deve envolver não só o RH mas também o planejamento tributário”, diz Milton Fontes, sócio do Peixoto & Cury Advogados.

Um ponto de atenção

A comparação ajuda a entender o contexto tributário, mas exige cautela. Os mesmos R$ 14 mil mensais permitem montar estruturas diferentes dependendo do modelo de contratação. E, embora a comparação tributária favoreça o regime CLT, esse modelo e o PJ não são equivalentes em custos, disponibilidade da equipe, flexibilidade operacional e risco jurídico.

No regime CLT, o valor total engloba o salário do profissional mas também encargos como FGTS, férias, 13º salário, INSS patronal e outros custos trabalhistas. O valor líquido recebido pelo funcionário é bem menor do que o desembolso total da empresa.

Já na contratação por PJ, os R$ 14 mil chegariam de forma muito mais direta ao prestador de serviço – e, por isso, talvez fosse possível contratar dois no lugar de um, por exemplo. Em compensação, a dinâmica da relação também muda: o escritório não pode exigir a subordinação típica de um vínculo de emprego, como controle de horário, exclusividade ou dedicação contínua.

Como melhorar o “Fator R” sem inchar a equipe?

Essa dinâmica tributária não é exclusividade de escritórios de arquitetura ou engenharia. Ela se aplica a muitas outras atividades sujeitas ao “Fator R” e descritas na resolução do Simples. Confira a lista completa aqui.

Segundo Fontes, para melhorar o “Fator R” e garantir o enquadramento em uma alíquota mais baixa, sem necessariamente inchar a equipe de funcionários, uma estratégia legítima é aumentar o pró-labore dos sócios, pois esse valor também entra na folha de pagamento.

Mas Fontes alerta que é preciso fazer contas: deve-se calcular o peso da contribuição ao INSS e do Imposto de Renda sobre o novo valor do pró-labore para garantir que o gasto com esses tributos na pessoa física seja menor do que a economia gerada no imposto da empresa.

O cenário que costuma fazer mais sentido, equilibrando imposto, margem e risco jurídico, segundo Fontes, é a adoção de um modelo híbrido. “O escritório deve manter a contratação CLT e o pró-labore suficientes para garantir o Fator R acima de 28%, utilizando profissionais PJ apenas para projetos específicos e parcerias técnicas genuínas”, afirma.

No Descomplica PJ, cobertura do InvestNews voltada para esclarecer dúvidas de empreendedores, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre tributação, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br.

A cobrança de Imposto de Renda sobre dividendos, que começou a valer na virada do ano, abalou estratégias clássicas de planejamento tributário dos empreendedores.

Para reduzir o pagamento de impostos, é comum que empresas remunerem seus sócios com a distribuição de dividendos, que era totalmente isenta de IR até o fim de 2025. Só que a coisa mudou. Agora, quem recebe dividendos acima de R$ 50 mil por mês precisa pagar uma alíquota de 10% de IR.

Com essa mudança, uma estratégia alternativa – e controversa – voltou a ser falada nas rodas de empresários e em discussões em redes sociais: pagar despesas pessoais dos sócios com o dinheiro da PJ. É o uso de parte do dinheiro que seria retirado como lucro (via dividendo) para pagar contas dos sócios, reduzindo a tributação direta.

Só que fica a pergunta: é legal e regular transferir despesas pessoais para a empresa? E vale a pena?

Em poucas palavras, a resposta é não. Pode render autuação da Receita Federal, cobrança retroativa de impostos não pagos, multa e juros – além da exclusão da empresa de regimes tributários vantajosos, como o Simples Nacional.

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Qual o risco de incluir despesas pessoais na conta da empresa?

As despesas pessoais dos sócios não são despesas operacionais para a empresa, ressalta Pedro Bresciani, especialista em planejamento tributário no Utumi Advogados. A manutenção do negócio não depende desses gastos – que deveriam ser sempre cobertos com recursos próprios, como o pró-labore (que é o “salário” dos sócios) ou os dividendos que eles recebem.

Se a Receita Federal identificar que houve essa prática, pode desconsiderar os lançamentos e entender que houve irregularidades, como omissão de receita e distribuição disfarçada de lucros. Ou ainda enquadrá-los como pagamento sem causa ou doação da empresa para o sócio.

Em um pagamento sem causa (ou sem comprovação) a um sócio, por exemplo, a alíquota do Imposto de Renda que deve ser retido fonte é de 35% – o que provavelmente não é feito por quem decide transferir despesas pessoais para a PJ para “driblar” o fisco.

Já em uma doação da empresa para o sócio, há a incidência de Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD), com alíquota de até 8%, a depender do estado.

No caso de uma autuação da Receita Federal, tributos como esses que não tenham sido recolhidos podem ser cobrados retroativamente, além da incidência de multa e juros. Fora isso, segundo Bresciani, os valores ainda poderiam ser tributados pelo Imposto de Renda Mínimo, com alíquota que vai até 10%.

Como as despesas dos sócios afetam o lucro da PJ?

A transferência de despesas pessoais para a PJ impacta os resultados das empresas e de seus sócios de maneiras diferentes, a depender do regime tributário em que se enquadram.

Para as empresas do regime do lucro real, os impostos devidos (IRPJ e CSLL, a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) incidem diretamente sobre o seu lucro efetivo – ou seja, receitas menos despesas. Por isso, quanto maiores as despesas a serem deduzidas das receitas, menor o lucro. E menor também o imposto que a empresa terá de pagar.

Incluir despesas dos sócios nas contas de uma empresa do lucro real, portanto, acaba reduzindo os impostos devidos pela própria empresa.

Quando um caso como esse é identificado pela Receita Federal, ela pode cobrar os tributos (IRPJ e CSLL) que deixaram de ser pagos porque o lucro foi “artificialmente” menor, além de juros (taxa Selic) e uma multa significativa (de 75% a 100%, nos casos gerais) sobre esses valores.

Já no regime de lucro presumido, as despesas dos sócios incluídas nas contas da empresa não reduzem diretamente os tributos devidos por elas, como no lucro real. Isso porque o IRPJ e a CSLL são calculados a partir de uma margem de lucro fixa, estabelecida pela Receita Federal e aplicada sobre o faturamento da empresa. Essa margem varia segundo o setor de atuação e pode chegar a 32%.

No Simples Nacional, ocorre algo semelhante.

Os impostos devidos pela empresa – e pagos em uma única guia, chamada DAS – são calculados sobre o faturamento, e não sobre o lucro. Por isso, também nesse caso, incluir despesas dos sócios nas contas da empresa não reduzirá o valor pago pela PJ.

Porém, tanto no lucro presumido quanto no Simples Nacional, essa manobra diminui o lucro efetivo do negócio. E ele é a base para a distribuição de dividendos aos sócios.

Se, adotando essa prática, os sócios conseguirem manter os dividendos abaixo do limite de R$ 50 mil por mês, podem “escapar” de pagar o novo IR na sua pessoa física.

Se isso for identificado pela Receita Federal, a prática poderia ser caracterizada como pagamento sem causa, distribuição indireta de dividendos ou doação da empresa para o sócio. E, então, vale a mesma lógica: o Fisco cobra retroativamente os impostos que não foram pagos, aplica multa e cobra juros. Em casos graves, pode excluir a empresa do Simples Nacional.

Os riscos na prática

A pedido do InvestNews, Bresciani, no Utumi Advogados, simulou um caso prático. O advogado partiu de um exemplo fictício de empresa enquadrada no regime de lucro real em que os sócios pagaram despesas pessoais no valor de R$ 240 mil em um ano.

Entenda três possíveis formas como essa manobra pode ocasionar riscos e cobranças adicionais.

1) Os impostos da empresa

Em uma fiscalização da Receita Federal que identificasse esse procedimento, a transferência de despesas poderia ser desconsiderada. Na prática, isso faria com que o lucro efetivo da empresa aumentasse – nesse caso, justamente em R$ 240 mil. Sobre esse valor, incidiria a carga de IRPJ e CSLL (34%), gerando uma tributação adicional de R$ 81,6 mil.

Esse valor ainda viria com acréscimos. Em geral, aplica-se uma multa equivalente a 75% sobre o imposto devido, segundo Bresciani, além de juros pela taxa Selic. Nesse exemplo, a multa seria calculada sobre os R$ 81,6 mil: o montante seria de R$ 61,2 mil. Isso aumentaria o valor final a pagar para R$ 142,8 mil, além da variação da Selic até o pagamento ser realizado.

2) O pagamento sem causa aos sócios

A Receita Federal também poderia entender que houve um pagamento (ou uma entrega de recursos) aos sócios sem comprovação da causa. Se assim fosse, estabeleceria a cobrança de Imposto de Renda de 35% na fonte, alíquota aplicada a esse tipo de pagamento.

“Esse pagamento é feito com reajuste da base, o chamado ‘gross-up‘, que acaba elevando a carga efetiva da cobrança”, diz Bresciani. No fim das contas, aplicando essa regra, só o imposto retroativo somaria cerca de R$ 129 mil – com os cálculos relacionados. E sobre esse valor ainda poderia incidir a mesma multa de 75%, elevando o valor final para R$ 226 mil.

3) A distribuição disfarçada de dividendos

A Receita Federal também poderia entender que houve uma distribuição “disfarçada” de dividendos para evitar superar o limite oficial de R$ 50 mil por mês isentos de Imposto de Renda.

Se, por exemplo, o sócio recebeu oficialmente R$ 30 mil em dividendos no mês, mas a distribuição indireta de lucros foi de mais R$ 22 mil no mesmo mês, isso totalizaria R$ 52 mil em lucros distribuídos – sujeitos, portanto, à alíquota de 10%.

Identificando isso, a Receita Federal poderia cobrar o Imposto de Renda não pago, que nesse caso seria de R$ 5,2 mil (10% em cima dos R$ 52 mil), calcula Bresciani. Fora isso, a multa de 75% sobre esse valor geraria um montante de R$ 3,9 mil a mais, elevando o total devido para R$ 9,1 mil.

O que é confusão patrimonial

A não separação efetiva entre os bens, direitos e obrigações da pessoa jurídica e dos seus sócios ou administradores é considerada uma confusão patrimonial, também chamada de confusão fiscal.

Isso ocorre quando contas pessoais são pagas pela empresa ou vice-versa, violando a separação patrimonial. Um grande risco dessa prática é que ela abre brecha para que credores atinjam o patrimônio pessoal dos sócios para quitar eventuais dívidas da empresa.

Um sócio que usa um carro registrado em nome da empresa para fins pessoais, sem compensar a empresa por isso, por exemplo, está cometendo essa prática. O mesmo acontece se o sócio pagar contas pessoais com o cartão da empresa.

No  Descomplica PJ, uma cobertura especial do InvestNews voltada para esclarecer dúvidas de empreendores, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro ao caixa da empresa. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre tributação, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br.

O prazo para as empresas do Simples Nacional entregarem a DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – terminou na última quarta-feira, dia 31 de março. Para quem deixou passar, fica a dúvida: o que fazer agora para regularizar a situação da empresa?

A pergunta tem implicações especiais neste ano. Pela primeira vez, quem atrasou a entrega ou enviou uma DEFIS com erros terá de pagar multa de, no mínimo, R$ 200. Mas os valores podem chegar à casa de milhares de reais dependendo do tempo de atraso e do faturamento da empresa (explicamos mais abaixo como calcular caso a caso).

O InvestNews dá a largada nesta terça-feira (7) a sua nova cobertura sobre tributação de empresas com a resposta para essa questão – e para muitas outras. O Descomplica PJ estreia em um momento decisivo para quem empreende. Com a reforma tributária em andamento e mudanças já começando a redesenhar a rotina fiscal das empresas, entender o que está por vir virou questão de sobrevivência.

Aqui no Descomplica PJ, você tem informação rápida e objetiva para tomar decisões com mais segurança e evitar erros que podem custar caro ao caixa da empresa. Se é dono ou dona de empresa e tem dúvidas sobre como se preparar para esse novo cenário, envie sua pergunta para redacao@investnews.com.br. Acompanhando as reportagens, você se antecipa às mudanças e reduz o risco de ser pego de surpresa.

O que acontece com quem perdeu o prazo da DEFIS?

A DEFIS é uma declaração que informa à Receita Federal os dados econômicos e fiscais das empresas. É uma obrigação exigida das Microempresas (ME) e das Empresas de Pequeno Porte (EPP) inscritas no Simples Nacional, regime tributário simplificado que está completando 20 anos.

Para este ano há uma mudança importante, estabelecida em outubro de 2025 com a atualização das regras do Simples Nacional. Agora, deixar de entregar a DEFIS dentro do prazo dá multa.

Até o ano passado, o processo era era mais fácil – ou melhor, mais em conta. Não havia multa pelo envio da DEFIS fora do prazo. A “punição” para quem deixasse passar a data era outra: o empresário só poderia continuar a pagar os impostos mensais se a declaração do ano anterior tivesse sido entregue.

Ou seja, se perdesse o prazo, não poderia seguir pagando os impostos mensais obrigatórios e ficaria inadimplente com o Fisco.

É como se, uma vez perdido o prazo da DEFIS, em março de cada ano, o sistema em que os empreendedores informam o faturamento e emitem as guias de pagamento de impostos – o chamado PGDAS-D – “travasse”.

Quem deixou de apresentar a DEFIS na data certa poderá ser intimado pela Receita Federal a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos, alerta Valdir de Oliveira Amorim, especialista da área de Imposto de Renda da IOB, plataforma com foco em legislação contábil, tributária e trabalhista. O mesmo vale para entregas com erros ou emissões.

Não há prazo mínimo nem máximo de atraso. Quem não enviou a declaração até 31 de março e deixou para 1º de abril já está sujeito a multas.

Qual é o valor da multa por atraso da DEFIS?

Mas qual é o tamanho da multa para quem atrasa a entrega da DEFIS, afinal? Funciona assim:

• A multa por falta de entrega ou atraso é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor dos tributos informados na DEFIS, ainda que eles tenham sido integralmente pagos ao longo do ano.
• Essa conta tem um limite: a multa pode chegar, no máximo, a 20% sobre os tributos. do total. Mas tem um detalhe: a multa mínima é de R$ 200.
• No caso de erros ou omissões na DEFIS, a multa é de R$ 100 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.

Traduzindo o “juridiquês” de maneira prática com um exemplo. Imagine uma empresa do Simples Nacional que faturou R$ 3 milhões em 2025 e pagou R$ 300 mil em tributos ao longo do ano – para fins de cálculo, o cenário hipotético considerou uma carga tributária média de 10%.

A multa seria de R$ 6 mil se o envio da DEFIS atrasasse meros 15 dias. O valor corresponde a 2% aplicados sobre os R$ 300 mil pagos em imposto, que são a base de cálculo nesse caso.

Se em vez de 15 dias o empreendedor deixasse para enviar a DEFIS apenas em maio, com atraso de dois meses, a multa já subiria para R$ 12 mil. Isso porque a resolução do problema acabou passando para outro “mês-calendário” – que começa no dia 1° e termina no último dia do mês, diferente do “mês comercial”, que considera um período de 30 dias.

Há uma espécie de “bônus” para quem resolve logo a sua situação. Segundo a Receita Federal, as multas são reduzidas em 50% quando a declaração é apresentada espontaneamente – após o prazo oficial, mas antes de qualquer notificação por parte do fisco.

Mesmo assim, o valor mínimo da multa (de R$ 200) continua valendo. Ou seja, na prática, o “bônus” não se aplica se o valor da multa com desconto ficar abaixo de R$ 200.

Amorim, do IOB, destaca ainda que empresas do Simples Nacional com débitos tributários pendentes podem ser excluídas do regime, resultando na perda dos benefícios simplificados.

A Receita Federal costuma dar prazos (normalmente de 90 dias) para a regularização via pagamento ou parcelamento antes da exclusão definitiva do Simples, que ocorre em 1º de janeiro do ano seguinte.

Como regularizar a situação da empresa?

Se você perdeu o prazo e quer regularizar a situação da sua empresa, basta acessar o portal do Simples Nacional, no site da Receita Federal, com o certificado digital ou o código de acesso.

Busque por “Simples Serviços”, depois “Cálculo e Declaração” e, então, “PGDAS-D e DEFIS”. Nessa opção, você pode verificar o status das declarações por ano. Lá, a DEFIS pode ser preenchida e transmitida.

A multa por atraso na entrega é gerada automaticamente após a transmissão da declaração fora do prazo. O pagamento é realizado via DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), emitido pelo próprio portal ou via e-CAC.

Para conferir se a pendência foi baixada, procure no menu a opção “Certidões e Situação Fiscal”.

Após a entrega da DEFIS, o sistema liberará a apuração do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) de março em diante. Esse sistema para optantes do Simples Nacional calcula os impostos unificados e gera o boleto (DAS) para pagamento.

O que exatamente é DEFIS e qual a diferença de IRPJ?

Embora ambas sejam obrigações fiscais anuais enviadas à Receita Federal, a DEFIS e o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) têm características diferentes.

A DEFIS é exclusiva para empresas optantes pelo Simples Nacional e tem caráter informativo, reunindo dados como:

• os ganhos de capital no ano anterior;
• a identificação e o rendimento dos sócios;
• a quantidade de empregados no início e no final do período da declaração;
• a receita obtida com exportações;
• o lucro contábil do ano anterior;
• os tributos recolhidos;
• entre outras.

No caso dessas empresas, o Imposto de Renda é recolhido previamente, todos os meses, por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). A alíquota paga nesse único boleto inclui tanto o IR quanto os outros impostos estaduais e municipais devidos por elas.

A DEFIS, aliás, substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) em 2012 para as micro e pequenas empresas. Ainda há quem confunda os nomes, mas, atualmente, só quem continua a entregar a DASN são os microempreendedores individuais (MEI).

Já a declaração de IRPJ é uma outra conversa. Ela se aplica a empresas enquadradas em outros regimes tributários, como os chamados lucro presumido e lucro real. Nesse caso, a declaração de IRPJ tem como objetivo apurar o imposto efetivamente devido sobre os ganhos do ano e informá-los à Receita Federal.

Então, se houver algum valor a ser pago após a declaração, o recolhimento é feito por meio do DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal).

Na prática, a DEFIS funciona como um relatório de informações para a Receita e não gera pagamento direto de imposto. Enquanto isso, o IRPJ representa tanto a apuração quanto a obrigação de pagamento do tributo, o que se reflete diretamente no caixa da empresa.